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Como organizar um evento empresarial com sucesso

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Precisa de organizar um evento empresarial? O espaço Liven é uma excelente opção em Lisboa.

Organizar um evento empresarial é uma ótima iniciativa para reunir parceiros, clientes e funcionários e realizar novos negócios. No caso de seminários, a presença de participantes e oradores também contribui bastante para a troca de informações, debates e, em alguns casos, para a colocação de novas ideias em prática. Justamente por esta importância e pelo leque de possibilidades que podem abrir aos envolvidos, os eventos empresariais requerem uma enorme atenção ao serem planeados e executados. Na hora de planear, as dúvidas são muitas: Onde realizar? Como calcular as quantidades de comida e bebida? Como enviar convite para todos? Calma, sem desespero! Para garantir o sucesso do seu evento, basta seguir algumas dicas e organizar. Vamos começar?

Definição do briefing do evento empresarial

Não existe uma fórmula secreta para um evento empresarial resultar na perfeição. No entanto, se começar por definir a sua estratégia estará a dar o primeiro passo nessa direcção. Posicione-se de uma forma clara e elabore um briefing do evento, isto é, um resumo de informações com a identificação de todos os elementos essenciais para a sua organização:

  • Informação detalhada sobre o seu evento empresarial, nomeadamente o nome e tema do evento, descrição geral do mesmo, tipologia, datas e duração, espaço onde irá decorrer, contactos, etc
  • Objectivos gerais e específicos e objectivos estratégicos
  • Custos associados
  • Perfil do público ou dos públicos-alvo do evento empresarial, a quantidade de convidados esperada, a disposição e organização das salas e possíveis formas de participação do público
  • Descrição dos mercados ou regiões a serem cobertos
  • Recursos físicos e humanos a envolver
  • Estratégia de comunicação a adoptar, nomeadamente os meios e ferramentas de comunicação e divulgação a utilizar
  • Análise da concorrência.

Plano de ação

Após a definição do briefing do seu evento empresarial, deverá fazer um plano de acção o mais rapidamente possível, estabelecendo prioridades e respeitando os prazos burocráticos que existirem. Encontre os melhores parceiros e fornecedores, bem como eventuais patrocinadores para eventos que possam ter interesse e retorno em participar no seu evento. Escolha apenas os melhores prestadores de serviços: tentar poupar nas contratações pode ser prejudicial em termos de qualidade. Pode também recorrer à ajuda de especialistas para valorizar o seu tempo, como é o caso da Liven, delegando tarefas operacionais que poderão desviar a sua atenção da gestão do seu evento empresarial. Serviços como fotografia, catering, música, suportes audiovisuais e iluminação são geralmente subcontratados no mercado de eventos. Na Liven vai encontrar uma equipa em que pode confiar para o seu evento empresarial. Entretanto, reserve com antecedência o local onde irá decorrer o evento empresarial e todo o equipamento necessário, que já deverá ter de identificado. Prepare também todo o material gráfico, nomeadamente convites, folhetos, pastas, etc., e a pensar na divulgação crie um website, comunique redes sociais, prepare press releases ou comunicados internos, etc. A Liven é também uma agência de estratégia, onde encontrar profissionais qualificados para trabalhar a comunicação do seu evento. Consulte o serviço especializado de consultoria estratégica de Marketing e serviços integrados de comunicação da Liven Tenha em conta os participantes que possam vir de outras cidades, pesquisando alojamentos e formas de deslocação, quer para os ajudar a fazer reservas, quer simplesmente para poder informá-los sobre as opções disponíveis. Outro item que terá de ter em conta na organização do seu evento empresarial será o tipo de catering que irá servir, que deverá ser adequado ao local, à temperatura e ao tipo de evento empresarial que está a produzir. Surpreenda-se com o serviço de catering da Liven. 

Montagem e decorrer do evento empresarial

O trabalho em equipa é muito importante para o sucesso de um evento empresarial, assim como uma gestão eficaz da montagem do evento. Receba, envolva e despeça-se convenientemente dos seus convidados e faça uma correcta gestão de tempo do discurso dos oradores, caso o evento os inclua. Valorize também o feedback dos seus convidados, para identificar os pontos positivos e negativos do seu evento empresarial, de forma a evitar erros futuros.  

Um espaço diferenciador para eventos corporativos é uma boa ideia

Dependendo do número de convidados e do tipo de evento empresarial é possível fazê-lo num local irreverente. A Liven é uma excelente opção. O espaço Liven ao ser reservado em exclusivo apresenta capacidade para 75 pessoas se existir uma refeição sentada e,  para 90 pessoas com refeição em Buffet. Salas LIVEN que podem ser reservadas em separado, permitindo a realização de vários acontecimentos em simultâneo. Apenas para refeições sentadas. O número mínimo de pessoas por reserva é de 10. No entanto, se desejar realizar uma refeição para um número inferior de pessoas, não deixe de nos contactar. Poderá existir disponibilidade de agenda na sala dos Tabiques ou Pombalina e, nessa situação, teremos todo o gosto em aceitar a reserva para um número inferior a 10 pessoas. Reservar evento privado. Preparado para fazer eventos empresariais de sucesso? Ressalvamos, se tiver dificuldades na elaboração do evento corporativo, consulte a Liven.

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